Privacyverklaring van FIT

Deze privacyverklaring geeft het algemene beleid aan op het vlak van gegevensverwerking en -bescherming van Flanders Investment & Trade (Koning Albert II-laan 37, 1030 Brussel, België).

Flanders Investment & Trade (FIT) respecteert uw rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder leest u hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en gebruiken. 

Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

FIT verwerkt uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord “we” om te verwijzen naar FIT.

FIT is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens die in deze verklaring zoals wordt omschreven en toegelicht. We verwerken alleen persoonsgegevens en we laten alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is om de taken die ons zijn toebedeeld, te kunnen verrichten. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Als u algemene vragen hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) van FIT door te mailen naar privacy@fitagency.be . In het Engels is dat de Data protection officer (DPO). U kunt ook terecht bij de FG met opmerkingen en suggesties en om uw rechten uit te oefenen.

Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens als u een van onze diensten aanvraagt of contact met ons opneemt in het kader van de diensten die we verlenen. We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als u een algemene vraag aan ons stelt.

Het is ook mogelijk dat de regering een decreet of een regeling uitwerkt waarbij we u een voor- of nadeel toekennen zonder dat u daarvoor zelf actie onderneemt. We moeten uw persoonsgegevens dan verwerken om na te gaan of u voor dat voordeel in aanmerking komt, of dat we u een nadeel, zoals een boete, moeten opleggen.

Welke gegevens verwerken we over u?

We verwerken uw persoonsgegevens. Dat zijn de gegevens die u identificeren of die een band leggen met u als natuurlijke persoon. FIT verwerkt in dit kader de door u aangeleverde persoonsgegevens:

• Identificatie- en contactgegevens;

• Gegevens over uw beroep, uw functie;

• Gegevens over de door u gebruikte sociale media;

• Gegevens over uw interessegebieden (locatie, domeinen, thema’s);

• Authenticatiegegevens;

• Cookies;

• Telefoongesprekken (met onze infolijn).

Hoe verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

We gebruiken drie manieren om uw persoonsgegevens te verkrijgen:

• We kunnen gegevens rechtstreeks bij u opvragen in een formulier of in documenten die u bij een formulier moet voegen. Die documenten zijn opgesomd in de regelgeving.

• We verzamelen gegevens door middel van digitale cookies.

• Daarnaast vragen we gegevens op bij andere overheidsdiensten die er al over beschikken. We leven daarbij altijd de bepalingen na over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, die in voorkomend geval op federaal of Vlaams niveau vastgelegd zijn. Zo hebben we een aantal machtigingen gekregen om gegevens bij andere overheidsdiensten op te vragen. 

Waarvoor verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens om een dienst te verlenen die u bij ons aanvraagt. Het gaat in het bijzonder om de volgende diensten:

• Uw profiel beheren;

• U als klant persoonlijke ondersteuning te bieden en daarvoor te contacteren;

• U de nieuwsbrieven waarvoor u bent ingeschreven te bezorgen (op basis van uw toestemming);

• U gepersonaliseerde e-mails en reminders te bezorgen op basis van uw interesses (via een tracker die uw klikgedrag in onze nieuwsbrieven analyseert);

• U uit te nodigen voor evenementen en groepsreizen georganiseerd door FIT (‘e-mail-alert’)(op basis van uw toestemming);

• U het Wereldwijs-magazine toe te sturen (op basis van uw toestemming);

• Uw subsidie-aanvragen behandelen;

• Uw adviesvragen behandelen;

• Uw deelname aan onze acties beheren;

• Uw persoonsgegevens aan onze partners te bezorgen;

• Uw onderneming te promoten bij derde partijen;

• Uw klachten behandelen;

• Uw website-ervaring te verbeteren;

• U online te identificeren en remarketen via andere kanalen (op basis van uw toestemming);

• De kwaliteit van de telefoongesprekken via onze infolijn te verbeteren.

Omschrijving van de diensten van FIT

In sommige gevallen legt de regelgeving de verwerking van persoonsgegevens rechtstreeks op. Dit betreft voor FIT voornamelijk de taken zoals beschreven in haar oprichtingsdecreet: https://codex.vlaanderen.be/Portals/Codex/documenten/1013054.html

Het is mogelijk dat we gegevens verwerken voor niet-publiekrechtelijke taken als u daarvoor expliciet toestemming verleent, als die verwerking voortvloeit uit een contract dat u gesloten hebt, of als wij er een gerechtvaardigd belang voor hebben. We vermelden dan uitdrukkelijk op basis waarvan we die gegevens verwerken.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

FIT verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. Uw persoonsgegevens worden samen met het stopzetten van uw profiel verwijderd of binnen hun context geanonimiseerd.

De telefoongesprekken die in functie van kwaliteitsverbetering worden opgenomen worden 12 maanden bewaard.

Delen we uw persoonsgegevens mee aan anderen?

Uw gegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers. FIT wenst er echter op te wijzen dat in lijn met haar taak- en doelstellingen gegevens over bedrijven en de daaraan verbonden personen worden uitgewisseld met derde partijen. FIT hanteert hiervoor een strikt beleid waardoor deze enkel worden uitgewisseld wanneer dit in lijn met haar taak- en doelstellingen ligt.

Door in direct contact met FIT te treden gaat u er expliciet mee akkoord dat de contact- en identificatiegegevens verbonden aan uw beroep en de organisatie die u vertegenwoordigt mogelijks worden uitgewisseld met derde partijen. Voorbeelden hiervan zijn:

• U behoort tot het netwerk van FIT en aanvaardt zo dat FIT u bij derde partijen onder de aandacht brengt of promoot;

• U neemt deel aan een evenement georganiseerd door FIT en uw gegevens worden aan de andere aanwezigen of onze partners bezorgd;

• …

Verder is mogelijk dat we voor bepaalde specifieke diensten een beroep doen op derden. Deze derde partijen worden hiervoor aan strikte voorwaarden gehouden. De volgende derde partijen ondersteunen onze website, hebben rechtstreeks of onrechtstreeks toegang tot uw persoonsgegevens of kregen door ons de opdracht deze te verwerken. Dit betreft onder andere:

• Evenementenbureaus die ons ondersteunen in de organisatie van onze evenementen;

• Drukkerij die ons ondersteunt bij de bezorging van Wereldwijs;

• Webhosting partners;

• Google Analytics;

• Leadfeeder;

• Vlaamse infolijn;

• …

Deze partijen ontvangen enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de dienst(en) waarvoor wij op hen beroep doen. Dit betekent onder meer:

• Uw contact- en identificatiegegevens;

• Uw IP-adres;

• De cookies die aan u zijn gerelateerd.

Soms zijn we wettelijk of decretaal verplicht om uw persoonsgegeven door te geven of hebben overheidsdiensten het recht om bij ons gegevens op te vragen. Ze moeten daarvoor over een machtiging beschikken.

Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

Afhankelijk van uw vraag of interesse, bezorgen wij uw gegevens mogelijks aan (potentiële) investeerders en partners zowel binnen als buiten de Europese Unie. FIT doet dit in uw belang en het belang van uw organisatie. Verder steunt het op het algemeen belang om de Vlaamse economie te ondersteunen. Het heeft hiervoor een duidelijke verantwoording en grondslag in haar oprichtingsdecreet. 

We doen dit mogelijk ook als we gebruikmaken van een cloudserviceprovider. In dat geval nemen we alle mogelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd zoals bepaald in de Europese, federale en Vlaamse regelgeving.

Om te weten welke specifieke acties we daarvoor ondernemen, kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG):

  Gilles Bollen
  E privacy@fitagency.be

Wat zijn uw rechten?

FIT wenst volledig transparant te zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens en stelt zowel de kwaliteit als accuraatheid van uw persoonsgegevens voorop. U hebt als individu daarom het recht op:

• Inzage in uw persoonsgegevens;

• Overdracht van uw persoonsgegevens;

• Aanpassing of -vulling van uw persoonsgegevens indien deze foutief of onvolledig zijn;

• Tijdelijke of definitieve beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (inclusief het intrekken van uw toestemming);

• Verwijderen van uw persoonsgegevens.

Als we uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het algemeen belang, kunt u zich op elk moment verzetten tegen de verwerking van uw gegevens. We wegen dan af of uw individuele belangen zwaarder doorwegen dan het algemeen belang dat we nastreven met de verwerking. Als we uw gegevens niet langer mogen of kunnen verwerken, is het ook niet mogelijk om u de dienst of het voordeel waar u aanspraak op maakt, te verlenen.

U kunt daarvoor contact opnemen met onze FG via privacy@fitagency.be. We vragen dan een bewijs van uw identiteit zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

U kunt ook terecht bij die dienst als u vindt dat uw gegevens niet langer relevant zijn en dus verwijderd moeten worden. FIT behoudt zich echter het recht te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. Bovendien moeten wij ons in sommige gevallen aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we uw verzoek tot gegevenswissing niet kunnen inwilligen. In dat geval zullen wij wel evalueren welke persoonsgegevens we desgevallend reeds kunnen wissen en u daarvan op de hoogte stellen.

Als u het niet eens bent met de manier waarop we uw gegevens verwerken, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor gegevensbescherming (FG) via privacy@fitagency.be. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (zie onderstaande contactgegevens).

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

FIT stelt alles in het werk om de toegankelijkheid, confidentialiteit en integriteit van uw persoonsgegevens continu te (blijven) garanderen. FIT heeft daartoe de nodige maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dat houdt ondermeer in dat het aantal medewerkers die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zorgvuldig wordt geselecteerd en strikt wordt beperkt.

Bovendien wordt steeds impact op uw privacy uitgebreid geanalyseerd om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.   Mocht zich onvoorzien een incident voordoen waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, verwittigt FIT u volgens de wettelijk voorziene voorwaarden.

Algemene informatie

We hebben het recht om het beleid te wijzigen en aan te passen. Wijzigingen en aanpassingen melden we altijd via de website.

Deze versie is de versie zoals gewijzigd en goedgekeurd op 1 maart 2019.